Aide et documentation

Fixly en bref

Fixly rassemble les demandes de travaux de vos immeubles. Chaque demande (une fuite, un chauffage en panne, un store bloqué) devient un ticket suivi du début à la fin. L'artisan reçoit un bon d'intervention en PDF par e-mail et confirme d'un clic, sans créer de compte.

Fixly fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur, tablette et téléphone. Rien à installer. L'interface existe en français, allemand, italien et anglais.

Adresse : Fixly

Les captures de ce guide montrent une société inventée (« Régie du Léman SA »). Aucune donnée réelle.

Premiers pas

Créer un compte

1. Ouvrez Fixly et cliquez sur Créer un compte.
2. Saisissez le nom de votre organisation, votre nom, votre e-mail et un mot de passe.
3. Cochez l'acceptation des conditions générales (le bouton Lire les conditions les ouvre).
4. Si vous avez un code promo, saisissez-le dans le champ Code promo.
5. Ouvrez l'e-mail reçu et cliquez sur le lien de confirmation.

Le forfait Free démarre sans carte de crédit.

Se connecter

Ouvrez Fixly, cliquez sur Se connecter, puis saisissez votre e-mail et votre mot de passe. Mot de passe oublié ? Le lien Mot de passe oublié vous envoie un e-mail pour en choisir un nouveau.

Sécuriser votre compte : Face ID et double authentification

Dans Mon compte (menu en haut à droite) :

• Face ID, Touch ID, Windows Hello : enregistrez votre appareil. Ensuite, vous vous connectez avec votre visage, votre empreinte ou le code de l'appareil, sans taper de mot de passe.
• Double authentification (2FA) : quand elle est proposée, scannez le QR code avec une application d'authentification, puis saisissez le premier code. Fixly affiche 10 codes de secours : téléchargez-les et gardez-les en lieu sûr. Ensuite, chaque connexion demande un code à 6 chiffres.
• Mot de passe : changez-le à tout moment.

Les tâches principales

1. Enregistrer vos immeubles et leurs objets

Menu Immeubles → Nouvel immeuble. Saisissez le nom, l'adresse et le responsable (nom et e-mail). Ajoutez ensuite les objets : appartements, locaux, garages, avec l'étage et l'occupant.

La fiche d'un immeuble montre aussi ses tickets : compteurs Ouverts / En cours / Clos, les 10 derniers tickets et le bouton + Nouveau ticket.

Un immeuble pas encore enregistré peut aussi se saisir directement depuis un nouveau ticket.

2. Remplir votre carnet d'artisans

Menu Artisans → Nouvel artisan. Saisissez l'entreprise, l'e-mail, le téléphone et le métier (sanitaire, électricité…). Un artisan peut avoir plusieurs contacts (nom, fonction, e-mail, téléphone) : ils vous sont proposés en copie lors de l'envoi du bon.

3. Créer un ticket

Bouton Nouveau ticket (menu Tickets, ou Créer rapidement sur le tableau de bord). L'écran rapide tient en trois étapes :

1. Artisan : cliquez sur un artisan proposé ou choisissez-le dans la liste (le bouton + en ajoute un).
2. Lieu : choisissez l'immeuble (le bouton + en crée un) et, si besoin, l'objet (appartement, garage…).
3. Travaux : écrivez un titre court et une description claire. Ouvrez « Priorité, catégorie, contact sur place, échéance » pour préciser la priorité (Basse, Normale, Haute, Urgente). Si le titre est celui d'un ancien bon, le lien Reprendre la description du dernier bon apparaît sous la description : un clic la recopie. Rien n'est rempli sans votre clic.

Cliquez ensuite sur Créer et envoyer (le bon d'intervention part à l'artisan après votre vérification) ou sur Créer sans envoyer.

Le bouton Toutes les options ouvre le formulaire complet : déclarant et son contact, locataire et étage, et jusqu'à 5 photos (glissez-les dans la zone prévue).

4. Envoyer le bon d'intervention à l'artisan

Sur la fiche du ticket, cliquez sur Envoyer le bon à … (prochaine étape) ou sur le bouton Bon de travail : la page Préparer le bon s'ouvre.

1. Choisissez le modèle d'envoi, la langue et les destinataires (artisan, contacts en copie, responsable de l'immeuble).
2. Cliquez sur Aperçu : le document s'affiche exactement comme le PDF.
3. Vérifiez l'expéditeur, les destinataires et les pièces jointes, puis envoyez.

Le bon d'intervention tient sur une page A4, à votre en-tête : description, immeuble et objet, locataire, artisan, priorité, contact sur place et photos. Il ne contient aucun montant. Vous pouvez aussi le télécharger ou l'imprimer.

Dans l'application, le bouton s'appelle « Bon de travail » ; le PDF s'intitule « Bon d'intervention ».

5. Suivre l'intervention jusqu'à la clôture

• L'e-mail de l'artisan contient deux liens : Bon réceptionné et Travail exécuté. Un clic suivi d'une confirmation suffit ; l'artisan n'a pas besoin de compte. Les liens restent valables 30 jours.
• Chaque quittance, changement d'état, commentaire et envoi s'inscrit dans l'historique du ticket.
• Changez l'état au fil de l'intervention (Ouvert, Attribué, Envoyé, En cours, En attente, Terminé, Annulé) et ajoutez une note de résolution.
• La Fiche ticket (PDF) donne un résumé imprimable avec l'historique.

6. Garder la vue d'ensemble

• Le tableau de bord montre ce qui demande votre attention : urgences, bons à envoyer, tickets ouverts, colonne « À surveiller ».
• La liste Tickets se filtre par état, immeuble ou artisan ; cliquez sur un titre de colonne pour trier.
• Âge des tickets : une pastille orange « ⚠ » signale un ticket ouvert depuis 5 jours ou plus, une pastille rouge « ‼ » depuis 10 jours ou plus. Ces seuils se règlent (lien Paramétrer). Les tickets terminés ou annulés ne sont jamais colorés.

Au téléphone

• Chaque ticket tient sur une carte : titre (deux lignes au plus), puis n°, immeuble, priorité et état sur une ligne. Une liste de quatre tickets tient sans défiler.
• Trier par remplace les titres de colonnes. Le bouton ⋯ d'une carte ouvre ses actions dans une liste ; Supprimer est toujours en dernier, en rouge, et demande une confirmation.
• Dans la fiche d'un ticket, l'en-tête reste court ; les détails secondaires (lien artisan, envois, historique) sont repliés : touchez leur titre pour les ouvrir.
• Partout, les boutons sont à la même place : en haut à droite les actions, puis ⋯, puis ✕ pour fermer ; dans un formulaire, Annuler en haut à droite et Enregistrer en premier en bas.

7. Fonctions du forfait Pro

• Signalement par QR code : sur la fiche de l'immeuble, activez le signalement puis cliquez sur Imprimer l'affiche ; placez l'affiche avec son QR code dans l'immeuble. Les locataires signalent eux-mêmes un problème, avec photos, sans compte.
• Lien artisan : l'artisan indique son rendez-vous, ajoute des photos et signale la fin des travaux depuis son lien, sans compte.
• Entretiens périodiques : chaudière, ascenseur, toiture… Fixly crée automatiquement un ticket avant chaque échéance et l'attribue à l'artisan choisi.

Réglages utiles

• Modèles d'envoi (Paramètres) : en-tête, logo, filigrane, pied de page, textes des e-mails et du bon, dans les quatre langues. Vous pouvez en créer plusieurs et choisir au moment de l'envoi.
• Couleurs : les e-mails et les fiches reprennent les couleurs de votre société.
• Seuils d'âge : nombre de jours avant l'alerte orange et l'alerte rouge.
• Propre adresse d'envoi : envoyez les e-mails depuis votre propre boîte (un e-mail de test est demandé avant l'activation).
• Langue et affichage : langue de l'interface, mode clair, sombre ou Auto (selon l'appareil).

Abonnement

Les forfaits et leurs limites se voient dans Forfait :

• Changer de forfait : à tout moment depuis l'écran Forfait. Vos données restent conservées.
• Code promo : à saisir à l'inscription ou sur l'écran Forfait, avant le paiement. La réduction porte sur l'abonnement.
• Paiement et factures : dans le portail de paiement sécurisé Stripe, ouvert depuis l'écran Forfait.
• Résilier : en deux clics depuis votre compte ; l'abonnement prend fin à l'échéance, sans nouveau prélèvement. Vos données restent exportables jusque-là.

Aide et contact

• Aide sur chaque page : le picto d'aide explique l'écran ouvert.
• Envoyer un message : depuis le menu du compte ; la réponse arrive dans votre boîte e-mail.
• Signaler un bug : depuis le menu du compte, avec la page concernée.
• Vos données : export complet à tout moment depuis Mon compte (JSON, CSV et photos).
• Site : Fixly