Comment Fixly traite les données personnelles, conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD).
Rôles
L’organisation cliente est responsable des données de ses immeubles, locataires et artisans ; l’exploitant les traite pour son compte. L’exploitant est responsable des données des comptes utilisateurs et de la facturation.
Données traitées
Comptes (nom, e-mail, langue, rôle, connexions), données saisies par l’organisation (immeubles, logements, occupants, artisans, tickets, photos, montants), signalements de locataires (nom, contact, description, photos ; adresse IP enregistrée uniquement sous forme d’empreinte), journaux techniques et de sécurité.
Finalités
Fournir le service, authentifier les utilisateurs, envoyer les e-mails demandés (bons de travail, invitations, signalements), facturer, sécuriser la plateforme et prévenir les abus.
Hébergement et prestataires
Les données sont hébergées en Suisse. Prestataires utilisés selon la configuration : envoi d’e-mails, paiement (Stripe), protection anti-robot (Cloudflare Turnstile).
Sauvegardes et conservation
Le site entier est sauvegardé selon deux cycles : une copie chaque heure, lorsque des données ont changé, dont les 24 dernières sont conservées par roulement (au moins 24, chaque nouvelle copie remplaçant la plus ancienne), et une sauvegarde chaque jour, dont les 7 dernières sauvegardes quotidiennes sont conservées (environ 7 jours, 7 par défaut) ; les plus anciennes sont supprimées. Les sauvegardes servent à remettre le service en état ; elles ne sont pas une archive dont des éléments peuvent être demandés un par un. Les données saisies depuis la dernière sauvegarde (jusqu’à une heure d’activité) ne peuvent pas être restaurées en cas d’incident. Les données sont conservées tant que le compte existe, puis supprimées dans un délai raisonnable, sous réserve des obligations légales.
Accès de l’exploitant
Pour le support, la sécurité et le respect de la loi, l’exploitant peut consulter les données des organisations au moyen d’un compte d’administration réservé, en lecture seule par défaut. Chaque consultation est journalisée (date, organisation, écran consulté, adresse IP masquée) et le journal est conservé hors de portée de l’application. En cas de transfert de l’exploitation, le repreneur reprend les obligations de protection des données (nLPD).
Responsable du traitement
L’exploitant indiqué au bas de cette page est responsable du traitement des données des comptes, de la facturation et du support. Pour les données saisies par une organisation cliente (immeubles, locataires, artisans), c’est l’organisation qui est responsable ; l’exploitant les traite pour son compte. Contact : l’adresse de l’exploitant ci-dessous, ou « Envoyer un message » dans le menu du compte.
Bases légales
Exécution du contrat (fournir le service, facturer, envoyer les e-mails demandés), intérêt légitime (sécurité de la plateforme, prévention des abus, journaux techniques) et obligations légales (conservation des pièces comptables). Aucun consentement séparé n’est demandé pour le fonctionnement du service.
Sous-traitants et transferts
Hébergement : Infomaniak Network SA (Suisse). Envoi des e-mails : prestataire SMTP configuré par l’exploitant. Paiements : Stripe (États-Unis / Irlande). Protection anti-robots : Cloudflare Turnstile (États-Unis). Les transferts hors de Suisse et de l’UE sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le Data Privacy Framework. Aucun autre service tiers n’est appelé et aucune mesure d’audience n’est utilisée.
Durées de conservation
Les données sont conservées selon le tableau ci-dessous.
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte actif et données saisies | durée du contrat |
| Compte fermé (archive) | délai de grâce : 14 jours, puis effacement |
| Copies horaires | 24 dernières copies (au moins 24), par roulement |
| Sauvegardes quotidiennes | 7 jours (7 par défaut), en roulement, chez Infomaniak, chiffrées par défaut |
| Journaux techniques et de sécurité (adresse IP) | 12 mois au plus |
| Journal des e-mails envoyés | 12 mois au plus |
| Pièces comptables de l’exploitant | 10 ans (art. 958f CO) |
| Registre des comptes fermés | sans limite, minimal (nom, dates) |
Suppression du compte
Dans « Mon compte », après une nouvelle authentification : le compte est fermé immédiatement, une archive est conservée 14 jours pendant lesquels la suppression peut être annulée (lien envoyé par e-mail), puis les données et l’archive sont effacées définitivement. Un rappel est envoyé 2 jours avant l’effacement.
Violation de données
En cas de violation de la sécurité des données présentant un risque élevé, l’exploitant l’annonce au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) dans les meilleurs délais et informe les organisations clientes concernées.
Vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement et leur remise dans un format courant. En libre-service dans « Mon compte » : « Télécharger mes données » (ZIP en JSON et CSV avec les fichiers envoyés, lien valable 24 h), modification du profil et suppression du compte. Une demande envoyée à l’exploitant est traitée dans les 30 jours. Pour les données gérées par une organisation cliente (locataires, artisans), adressez-vous d’abord à elle. Autorité compétente en Suisse : le PFPDT (www.edoeb.admin.ch) ; dans l’UE, l’autorité de protection des données de votre pays.
Exploitant
Leologic (sàrl)
CP 225
2740 Moutier
info@leologic.ch
www.leologic.ch
Une sauvegarde quotidienne de l’ensemble du site est effectuée par l’hébergeur. Les données saisies depuis la dernière sauvegarde peuvent être perdues en cas d’incident ; nous n’en sommes pas responsables dans les limites de la loi. Conservez vos propres exports.